Les documents utiles pour la gestion de votre coopérative

NB : Toutes les pièces comptables doivent être conservée 10 ans.

• Documentation à imprimer (qu'est-ce qu'une coop ? Que financer avec la coop ? droits et devoirs du mandataire)

En tant que mandataire, vous êtes le relai entre la coopérative scolaire de l'école et l'association départementale de l'OCCE 90, pour mieux comprendre vos missions, nous vous invitons à consulter le document suivant : les missions du mandataire, Droits et devoirs du mandataire, Mémento du mandataire

• Le changement de mandataire : formulaire à remplir et renvoyer à l'AD90

Informations pratiques Assurance MAE : 

N° de police d'assurance OCCE 90 contrat n° 0019457400

Pour joindre l'IMA GIE sur 24h, 7j/7 : 

- 0800 75 75 75 (appel gratuit depuis un poste fixe) si vous êtes en France

- 33 5 49 75 75 75 si vous êtes à l'étranger

Compte rendu financier et d'activités à rendre avant le 30 septembre de chaque année : Année 2022 2023

Outil de gestion des coopératives de classes en ligne :  RETKOOP

Accéder à Retkoop

identifiant : 090-numéro de coop, exemple : 090-515

Mot de passe : coopnumérodecopp, exemple : coop515

Guide d'utilisation de Retkoop

Présentation vidéo de l'interface

Petit rappel... N'utilisez pas le bouton retour en arrière de votre navigateur, mais le bouton en bas de page "retour au sommaire"

Quelques messages d'erreurs, leurs significations et la façon de les faire disparaitre. (pdf)

Guide pour l'utilisation du cahier de comptabilité 

• tutoriel pdf
• tutoriel vidéo expliquant comment créer une ligne dans le cahier de comptabilité
• Mémento pour la ventilation de chaque opération dans les différentes colonnes dépenses (en rose) / recettes (en orange) 

Outils pour la gestion des coopératives de classes :  fichier de gestion Coopscol 

• Version open office
• Version sous excel
• Version cahier numérique
• Version cahier imprimable

Outils pour la gestion administrative des coopératives scolaires 

• Pour les coops utilisant Open Office : "Ajustement des comptes au 31.08 - Explicatif de différence entre solde bancaire et comptabilité"
• Organiser la comptabilité
• Nouveau plan comptable 2020 2021
• Bordereau de remise de chèques
• Organiser une régie d'avance
• Gérer une régie d'avance 

Outils pour le respect du cadre légal du fonctionnement de la coopérative scolaire

La photographie scolaire

Le ministère a cadré leur intervention dans le BO 24 du 12 juin 2003.

Outre l'objet des prises de vue concernées qui engagent la responsabilité en tant qu'enseignant, le texte prévoit que :

« Pour les écoles maternelles et élémentaires, dans la mesure où elles ne disposent pas de la personnalité juridique et de l’autonomie financière, seule une association en lien avec l’école, en particulier la coopérative scolaire, peut passer commande auprès d’un photographe et revendre ces photos aux familles. » Ce qui engage la coopérative scolaire. Ce texte du BO comprend en annexe le Code de bonne conduite des interventions de photographes professionnels en milieu scolaire élaboré paritairement en 2003 et dont l’introduction expose :

« Le présent code de bonne conduite a pour objet de préciser les principes et les règles qui régissent les relations entre, d’une part, les photographes professionnels et, d’autre part, les établissements scolaires et les foyers socio-éducatifs, coopératives scolaires et autres associations concernés par la photographie scolaire. Les organisations professionnelles signataires s’engagent à faire respecter les dispositions du présent code. »

NB : Un parent d'élève n'est aucunement habilité à faire des photos pendant le temps scolaire dans le cadre de la "photographie scolaire" telle que décrite par les textes officiels. Un enseignant peut seulement faire des photos en classe ou en sortie à des fins pédagogiques. Dans tous les cas, le droit à l'image doit être respecté.

Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) entré en application le 25 mai 2018 sur tout le territoire de l'Union Européenne et confirmé en France par la loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles impose une vigilance accrue et des mesures spécifiques. Au regard du RGPD le responsable juridique de la coopérative OCCE, à savoir l'AD OCCE, est responsable du traitement des données concernant le traitement des photos (qui sont des données à caractère personnel) et leur commercialisation. Au sens du RGPD, le photographe est sous-traitant des données.

La réalité des pratiques commerciales : le secteur des photographes scolaires comme tous les secteurs est concerné par la vente en ligne et s’est outillé via le web pour la réaliser, soit en direct (site du photographe), soit via un prestataire de plateforme spécialisé partenaire du photographe.

En outre, nous mettons en garde les coopératives OCCE sur le développement parfois outrancier de propositions de produits dérivés de la photographie scolaire (mugs, magnets, etc). Nous recommandons de limiter auprès du photographe scolaire l'offre de ces produits qui dévoient l'objet de la circulaire, ainsi que le fait la FPMI auprès de ses adhérents photographes ("restez raisonnable sur les articles annexes") dans son Guide de bonnes pratiques. Nous préconisons d'informer les familles de cette dérive commerciale et de ses coûts.

Pour prendre connaissance de l'analyse de l'OCCE, vous pouvez consulter le document détaillé réalisé par la commission juridique et Assurance de l'OCCE.

Autorisation de publication de photographies

Le droit à l’image : les représentants légaux des enfants présents sur vos photos doivent avoir autorisé la publication de l’image de leur enfant.

Une demande d’autorisation de publication de photographies à titre gracieux est disponible. Pour chaque « reportage » photo, il faudra préciser la date de prise de vue, le lieu et le sujet (à compléter dans le fichier texte). Une fois rempli par le/les responsable(s) légaux ce document doit être conservé par l’AD en cas de contestation.

Si le photographe est connu, il faut mentionner son nom en fin d’article après la signature.

Dons versés à la coopérative scolaire

• Le texte officiel est l'arrêté du 26 juin 2008 relatif à la justification des dons effectués au profit de certains organismes d’intérêt général mentionnés aux articles 200 et 885-0 V bis A du code général des impôts.
• Demande de reçu pour dons

Fiche "Fêtes, kermesses organisées par la coopérative scolaire"

L’organisation d’une fête des écoles ou d’une kermesse nécessite le respect d’un certain nombre d’obligations légales.

En matière de surveillance, les enfants seront placés comme à l’ordinaire sous la responsabilité des enseignants pendant le temps scolaire, ainsi que pendant la préparation et le déroulement du spectacle. Hors temps scolaire, les enfants seront sous la responsabilité de leurs parents.

Les ATSEM seront placées sous l’autorité du directeur d’école pendant le temps scolaire. En dehors du temps scolaire, il n’est pas possible de leur imposer un service. Il en sera de même concernant le concierge de l’école.

La fête de l’école ou la kermesse doit être organisée par l’Association départementale OCCE et reste sous sa responsabilité. Les recettes perçues seront gérées par la coopérative scolaire OCCE, sous le visa de l’Association départementale OCCE, qui est seule habilitée juridiquement à acquérir et à posséder des biens dans l’école.

Les biens acquis sur ces fonds seront la propriété de la coopérative.

• Modèle de convention entre l'ad et la mairie
• Modèle de lettre : occupation des locaux
• Modèle de lettre : débit de boisson temporaire

Vente au déballage lors de manifestations publiques

Des manifestations publiques au cours desquelles sont vendus des objets ou produits peuvent être organisées et sont considérées comme des ventes au déballage.

La vente au déballage est celle qui a lieu soit :

• sur la voie publique ou sur le domaine public,
• dans un local ou sur un emplacement privé,
• à partir d’un véhicule aménagé spécialement à cet effet.

Cette activité doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès du Maire de la Commune dont dépend le lieu de la vente et ce quelle que soit la surface consacrée à cette dernière. Cette

La déclaration préalable doit être écrite et préciser certains éléments d’information.

- Art. L. 310-2 et suivants du Code de commerce : Articles du Code de commerce (L. 310-2 et suivants).